Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Bodø Pensjonskasse, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger. Vi forklarer under hvordan pensjonskassen samler inn og bruker personopplysninger. Ta kontakt med oss om du har spørsmål til denne personvernerklæringen, eller andre spørsmål knyttet til vår behandling av dine personopplysninger jf. avsnitt om kontaktinformasjon nederst på siden.

Pensjonskassen vil vanligvis innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi oss disse opplysningene, men uten disse kan vi ikke behandle din søknad og du kan miste dine rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre herunder:

- din arbeidsgiver for opplysninger om navn, adresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening

- NAV for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det

- andre pensjonsleverandører for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse for å kunne beregne din samlede pensjon

- dine behandlere for helseopplysninger etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon

- Skatteetaten for skatteopplysninger for å sikre korrekt skattetrekk

- Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysninger for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kommer frem til deg

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen. Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle forpliktelser overfor deg som medlem av pensjonsordningen, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen.

Dersom du er ansatt i Bodø Pensjonskasse, er formålet med vår behandling av dine personopplysninger personaladministrasjon, lønnskjøring, arbeidsgivers vurderinger av arbeidstaker, overholdelse av rettslige forpliktelser til HMS-arbeid og arbeid med likestillings- og diskrimineringsarbeid og finansregulatoriske krav, samt å underbygge eller forsvare eventuelle rettskrav.

I pensjonskassen skjer det ingen automatiserte avgjørelser, det vil si avgjørelser som utelukkende baseres på maskinell behandling av dine personopplysninger. Pensjonskassen bruker heller ikke personopplysninger til markedsføring eller profilering.

Vårt rettslige grunnlag for å behandle dine personopplysninger er dels vår avtale med deg, vår rettslige forpliktelse etter regnskapslovgivningen og bransjespesifikk regulering, og noen ganger ditt samtykke.

Pensjonskassen har taushetsplikt om våre kunders personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, inntektsopplysninger og lignende.

I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer.

Om våre ansatte behandler vi alminnelige ansattopplysninger, som navn, kontaktinformasjon, lønnsopplysninger, opplysninger om stilling, vurderinger knyttet til arbeid, medarbeidersamtaler og personalmappe, korrespondanse, sykefraværsopplysninger og lignende. For enkelte grupper av ansatte må vi også behandle informasjon om vandel og vurderinger av egnethet for å oppfylle finansregulatoriske krav.

- din arbeidsgiver om forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysninger om pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid mv.

- andre pensjonsleverandører om navn, fødselsnummer, opptjeningstid, innbetalt premie mv. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør

- skatteetaten for å innberette om pensjonsutbetalinger

- NAV for opplysninger for å sikre korrekt beregning av din pensjon

- Overføringsavtalens Sikringsordning opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller som ikke betaler premie ved forfall

- Trygderetten og domstolene dersom du anker over en avgjørelse som pensjonskassen har truffet vedrørende dine pensjonsrettigheter

- offentlig myndighet om rettslig pålegg / hjemmel for slik utlevering

- til privat tjenestepensjonsordning for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8

I tillegg kan dine personopplysninger bli tilgjengeliggjort for våre databehandlere. Våre databehandlere er underleverandører som leverer tjenester på våre vegne, for eksempel leverandører av IT-driftstjenester og HR-systemer. Våre databehandlere behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre databehandlere, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre databehandlere har taushetsplikt om opplysningene.

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke databehandlere som behandler dine personopplysninger kan du sende oss en e-post til post@bkpensjon.no.

Du har rett til å få informasjon om vår behandling av personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom våre opplysninger er uriktige eller ufullstendige. Opplysninger som er unødvendige kan du kreve å få slettet.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du kontakte pensjonskassen. Vi vil forsøke så godt vi kan å svare ut dine spørsmål, og gi eventuell bistand dersom du ønsker innsyn i personopplysninger vi behandler om deg.

Begjæringer om innsyn må gis skriftlig til pensjonskassen. De som ønsker innsyn vil på forespørsel få tilsendt eget skjema til dette formålet.

Vi vil svare så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt ditt krav om innsyn. Hvis særlige forhold gjør det umulig for oss å svare innen 30 dager, vil vi sende et foreløpig svar med en begrunnelse for forsinkelsen og med informasjon om sannsynlig tidspunkt for svar. Vi tar ikke betalt for å behandle krav om innsyn.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som de opprinnelig ble hentet inn for. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består. I tillegg oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i samsvar med regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg slik at kun de som har behov for opplysningen i forbindelse med vår saksbehandling har tilgang til opplysningene.

Pensjonskassen bestreber god medlemshåndtering og korrekt pensjonsutbetaling. Dersom du mener pensjonskassen har gjort feil i saksbehandlingen eller du er uenig i vårt vedtak, kan du be oss se på saken på nytt. Henvendelsen må være skriftlig.

Ønsker du at en uavhengig instans skal vurdere saken på nytt, kan du anke til Trygderetten. Ankefristen er seks uker fra du mottok vedtaket. Anken må være skriftlig, underskrevet av deg og nevne at det er en anke. Det må fremgå hvilke endringer som kreves og relevante dokumenter må vedlegges. En anke sendes til pensjonskassen, som vil prøve kravet på nytt.

Opprettholder pensjonskassen vedtaket, oversendes saken til Trygderetten med et oversendelsesbrev. Du vil motta en kjennelse fra Trygderetten etter en tid.

Spørsmål, kommentarer eller forespørsler om denne personvernerklæringen eller andre spørsmål om personvern kan og skal adresseres til post@bkpensjon.no. Du kan også kontakt oss pr. brevpost til Bodø Pensjonskasse, Torvgata 1, 8006 BODØ.